Organiza tu correo electrónico con estos consejos esenciales de Gmail
El correo electrónico puede ser una fuente de estrés, puede sentirse como una lista interminable de tareas pendientes. Y en un mundo en el que la tecnología te conecta más que nunca con el trabajo, hay que establecer las reglas básicas para mantener tu energía alta, tu enfoque nítido y tu cordura intacta. Para que tu correo electrónico sea más productivo.
Gmail ha sido un compañero útil para miles de millones de personas en todo el mundo. Te comparto 10 consejos de administración de correo electrónico para ti:
- Reduce las notificaciones: no molestes a tu cerebro con notificaciones para cada nuevo correo electrónico; en su lugar, revisa tu correo electrónico de manera proactiva. En tu teléfono, puedes configurar notificaciones para ciertos correos electrónicos, por ejemplo, los de tu jefe. Esto te ayudará a identificar correos electrónicos importantes y desconectarte cuando lo desees.
- Responde dentro de las 24 horas, incluso si es solo para registrarte:probablemente no puedas recibir todos los correos electrónicos dentro de las 24 horas, pero puedes evitar recibir otro correo electrónico de seguimiento de un compañero de trabajo. Brindar una actualización de estado: "¡Hola, recibí este correo electrónico, pero no lo recibiré hasta más adelante esta semana!", Es una excelente manera de establecer expectativas y mostrarles que estás al tanto.
- Cierra tu correo electrónico 1 o 2 veces al día:el correo electrónico es necesario para hacer tu trabajo, pero también es la máxima distracción. La mayoría de las personas lo dejan abierto todo el día y lo revisan cada 30 minutos (si no más). Intenta cerrar tu pestaña de correo electrónico cuando tengas tiempo para hacer un trabajo profundo: la capacidad de concentrarse sin distracciones en una tarea exigente.
- No hagas clic en un correo electrónico más de dos veces:si lees un correo electrónico y luego lo marcas como no leído, tendrás que volver a leerlo para recordar qué hacer con él. Léelo una vez para escanear y etiquetar tu acción futura (por ejemplo, etiquetándolo como "debes responder" o "para hacer esta semana"), luego una vez más cuando lo respondas.
- Clasificar, leer y responder correos electrónicos deben ser actividades separadas:la mayoría de las personas alternan entre clasificar un correo electrónico para más tarde, leer uno, responder uno y repetirlo. Perdemos tanta energía cambiando entre estas actividades. En su lugar, díte a tí mismo "ahora mismo estoy ordenando todo". Luego, cuando hayas terminado, lee todo lo que necesita leer.
- Guarda los correos electrónicos que requieran una acción clara; de lo contrario, archívalos o elimínalos:cuando tu bandeja de entrada contenga correos electrónicos sin elementos de acción claros, le dan a tu cerebro la falsa sensación de tener demasiado que hacer. Se implacable al eliminar, archivar o posponer correos electrónicos que no requieran una acción inmediata de tu parte de alguna manera.
- Omite algunos correos electrónicos:cada correo electrónico que veas consume una pequeña parte de tu energía, por lo que cada elemento en tu bandeja de entrada debe ser algo que debas Gmail te permite crear filtros para que ciertos correos electrónicos "salten tu bandeja de entrada" y no aparezcan como correos electrónicos nuevos. Por ejemplo, si recibes muchos boletines por correo electrónico, configura un filtro con "Tiene las palabras: darse de baja"; ahora, esos correos electrónicos no te distraerán, pero puedes buscarlos más tarde.
- No mezcles tus correos electrónicos leídos y no leídos:Combinar correos electrónicos leídos y no leídos en tu bandeja de entrada es una receta para la ansiedad. Los correos electrónicos nuevos deben ingresar en una sección y los correos electrónicos que ya ha leído y requieren una acción deben estar en una sección diferente. Puedes crear un panel Bandeja de entrada múltiple o “mover” correos electrónicos a una etiqueta diferente que denota una acción específica (como "Por hacer" o "Seguimiento").
- Para mantenerte enfocado, manten los nuevos correos electrónicos fuera de la vista. Puede ser difícil responder correos electrónicos urgentes cuando estás constantemente tentado a abrir los nuevos correos electrónicos que acabas de recibir. Abre una sección como tus "Correos electrónicos pospuestos" ( correos electrónicos que has guardado para más tarde) o tu "Correos electrónicos destacados” (tus correos electrónicos de alta prioridad) para que puedas concentrarte en esas tareas, en lugar de distraerte con nuevos correos electrónicos.
- Para encontrar lo que necesitas, simplemente busca:las etiquetas de correo electrónico pueden ayudarte a mantenerte organizado, pero piensa en cómo empezó Google... ¡Búsqueda! Buscar en tu correo electrónico, en lugar de buscar en las etiquetas, es en realidad una forma más rápida de encontrar el correo electrónico que estás buscando. Puedes buscar por fecha, remitente, tema (y más) y puedes ser aún más específico con consultas como "tiene:archivo adjunto" o "mayor_de:6m" (m=meses).
Para aquellos de ustedes que son nuevos en el uso de G Suite, hay muchas maneras de mantenerse productivos en el correo electrónico. Ahora ve y organiza tu correo electrónico.
