7 IDEAS AVANZADAS PARA OPTIMIZAR EL USO DE GOOGLE WORKSPACE

Google Workspace, anteriormente conocido como G Suite y Google Apps, es una impresionante suite de software que ofrece una amplia gama de herramientas empresariales, educativas y de colaboración. Esta colección de aplicaciones de productividad ha permitido que millones de personas aumenten su eficiencia en el trabajo. Aunque la mayoría de los usuarios aprovechan las funciones más comunes de Gmail, Google Docs y Google Calendar, hay mucho más que se puede hacer con Google Workspace. Aquí te presentamos siete estrategias para utilizar Google Workspace de manera profesional.

1. Potencia tu productividad con Gmail

Gmail es una herramienta esencial para la mayoría de los profesionales, ya que pasamos aproximadamente un tercio de nuestro tiempo laboral revisando y respondiendo correos electrónicos. Para mejorar tu eficiencia en el correo electrónico, considera:

• Ordenar tus correos: Cambia a la vista “Importante primero” para priorizar los mensajes críticos y no leídos antes que otros.
• Gestión de filtros: Utiliza filtros de manera inteligente para organizar tus correos de manera eficiente. Evita saturar tu bandeja de entrada con demasiados filtros.
• Personaliza la densidad de visualización: Ajusta la densidad de visualización de tus correos para mejorar la búsqueda y mantener un buzón más limpio. También, si utilizas varias cuentas de Google Workspace, puedes fusionarlas en una sola y responder desde la dirección que prefieras.

2. Aprovecha Google Docs al máximo

Google Docs es una herramienta poderosa para crear y colaborar en documentos en la nube de Google. Este sencillo pero potente editor de texto es una herramienta esencial para escritores, gestores de contenidos, editores de textos y todo aquel que trabaje con texto.

Además, también se utiliza mucho para tomar notas, redactar actas de reuniones, hacer listas de tareas, colaborar en documentos y muchas otras tareas. La mayoría de la gente utiliza su configuración por defecto, pero ¿quién no utiliza Google Docs como un profesional?

Aquí hay algunas formas de utilizarlo de manera más profesional:

• Utiliza la función “Explorar” en la que se abre una pequeña pestaña en el lateral del documento y se pueden buscar, leer y citar las fuentes para realizar investigación directamente dentro de Google Docs y evitar distracciones en línea.
• Edita imágenes sin salir de Google Docs para mantener tu flujo de trabajo eficiente. El funcionamiento es sencillo. Después de importar una imagen, puede hacer clic en ella para activar un menú adicional. Por supuesto, está lejos de ser un software de edición de imágenes avanzado, pero puede ser suficiente para algunas aplicaciones básicas.

3. Domina las Hojas de Cálculo

Las hojas de cálculo de Google son versátiles y pueden ayudarte en diversas tareas. No te límites a trabajar con números, aprende a sacar el máximo provecho:

• Aprovecha las macros para automatizar tareas repetitivas y ganar tiempo.
• Explora los complementos disponibles para ampliar las capacidades de Google Spreadsheets, como “Power tools” y WolframAlpha”.

4. Descubre Complementos Útiles

Google Spreadsheets es una herramienta poderosa, pero puedes hacerla aún más eficaz con complementos. Instale complementos directamente desde la herramienta: abre un archivo, haz clic en Complementos en el menú superior y luego en “obtener complementos” o busque entre los numerosos complementos de terceros que se integran bien con las hojas de cálculo de Google.

Uno de los complementos más populares y valiosos es ‘Power tools’: instálalo para dividir texto, comparar datos, eliminar espacios innecesarios, hacer coincidir y fusionar datos, etc. Las herramientas de potencia son útiles si necesitas que las hojas de cálculo de Google trabajen en el texto al menos tanto como en los números.

Si te gustan más las Matemáticas y la ciencia, te gustará el complemento WolframAlpha: esta herramienta te ayudará a encontrar cálculos matemáticos, hechos científicos e históricos y mucho más.

5. Calendario de Google como Asistente Personal

Google Calendar es una herramienta valiosa para planificar tu tiempo. Aprovecha sus funciones para mejorar tu productividad:

• Utiliza la función “Tareas” para crear listas de tareas y conectarlas a tu calendario (desde el menú de la izquierda), convirtiendo Google Calendar en una herramienta de productividad.

6. Potencia tus Tareas con Integraciones

Además de los complementos de Google Spreadsheets, considere integrar otras aplicaciones y servicios con Google Workspace para aumentar su funcionalidad. Un ejemplo es “Contactos compartidos para Gmail”, que facilita la gestión y división de contactos dentro de Gmail.

7. Comparte tus Contactos con Eficiencia

Para equipos que dependen de Gmail, la falta de una función de participación de contactos puede ser un obstáculo. “Contactos compartidos para Gmail” resuelve este problema al permitir compartir y actualizar contactos con otros miembros del equipo. La aplicación puede descargarse fácilmente desde el Google Workspace Marketplace oficial y se integra perfectamente con Gmail.

Aparece una nueva libreta de direcciones compartida en contactos de Google y está lista para ser utilizada. Si eres usuario de Google.

Google Workspace es una herramienta potente, pero con estas estrategias avanzadas, podrás aprovechar al máximo su potencial y trabajar de manera más eficiente.